certification qualiopi

Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?

Qualiopi est une nouvelle certification pour les organismes de formation, issue de la dernière réforme du gouvernement. A partir de Janvier 2022 (initialement 2021 mais reporté pour covid), les formations des organismes non certifiés ne pourront plus être financées sur les fonds de la formation professionnelle. Autrement dit sans certification les clients devront payer de leur poche, autant dire que l’enjeu est de taille !

Contrairement au Datadock qui se faisait entièrement en ligne et sur 21 critères, Qualiopi est un processus plus conséquent qui passe par un audit réel sur 32 critères. Je n’ai pas de chiffres très précis à disposition, mais quand on sait qu’il y a environ 60 000 organismes de formation en France, pour moins de 50 organismes certificateurs, mieux vaut si prendre tôt !

Devant les enjeux, le travail conséquent nécessaire pour se préparer et le nombre d’organismes à certifier, cette réforme va avoir un impact majeur sur le monde de la formation.

Nous étions déjà (presque) prêts

Cette nouvelle certification met particulièrement l’accent sur la personnalisation et l’adaptation de la formation aux besoins réels des stagiaires. Il se trouve que c’est précisément l’orientation que nous avons prise depuis des années avec Ludovic, en décidant de développer le sur mesure, en petits groupes, avec un maximum de pratique concrète et de retours personnalisés.

Nous avons fait ce choix par conviction (la certification n’existait pas encore), mais clairement cela a payé car nous étions déjà presque prêts à nous faire certifier lorsque la réforme est sortie. Si cela a été retardé avec le covid, nous faisons néanmoins partie des tout premiers organismes certifiés.

Pour plus d’informations sur notre parcours et nos choix stratégiques, je vous invite à lire cet article sur nos 5 ans.

Nous avons eu évidemment tout un tas de détails à régler (processus qualité oblige), mais le fond des attentes de la certification était déjà maitrisé.

Une énième et pesante formalité ? Non !

Nous avons été agréablement surpris de voir que globalement la certification cherche vraiment à garantir la qualité des formations. Contrairement au Datadock qui nous avait semblé être une pure contrainte administrative vide de sens, comme expliqué au-dessus Qualiopi insiste sur la personnalisation des formations.

Echanges avec les clients, études des besoins des stagiaires, créations de déroulés pédagogiques adaptés, utilisation réelle des évaluations… Il serait difficile de se faire certifier sans s’intéresser réellement aux besoins des personnes qu’on accompagne !

Evidemment, un processus qualité reste lourd et fastidieux. Je mentirais si je disais que cela a été une partie de plaisir. Mais la démarche fait sens et nous a réellement permis de progresser sur certains aspects :

  • Adaptation aux besoins : Formalisation plus poussée de nos déroulés pédagogiques sur mesure, pour un meilleur suivi dans le temps
  • Handicap : Meilleure compréhension des enjeux liés au handicap et de l’accès à la formation
  • Amélioration continue : Développement de la supervision externe pour les formateurs + observations et évaluations mutuelles en interne avec Ludovic

En bref, se faire certifier reste pesant, mais si on s’intéresse à ce qui se cache derrière les critères c’est une belle occasion de s’améliorer !

Les points les plus délicats à préparer selon nous (et nos conseils) :

Personnalisation et adaptation des formations : pour le coup nous étions déjà très bons là-dessus car le sur-mesure fait partie intégrante de notre façon de travailler. Mais si vous proposez uniquement du catalogue, vous allez devoir prouver minutieusement que vous vous assurez que chaque formation vendue correspond réellement aux besoins des stagiaires qui la suivront. Et cela doit être fait nominativement pour chaque stagiaire ! (à Spontanez-vous, nous passons par un questionnaire à remplir en ligne avant chaque formation)

L’accueil des personnes handicapées et l’adaptation des formations : sujet compliqué à aborder pour les petits organismes, car nous n’avons pas forcément d’expert du sujet en interne et que le cas de figure peut se présenter très rarement (voir pas du tout). Il est impossible d’anticiper toutes les situations car chaque handicap est différent. Pourtant, nous avons légalement l’obligation d’adapter nos formations si demande d’inscription. Il faut donc constituer un vrai réseau de personnes pouvant nous accompagner sur le sujet en cas de besoin.

De notre côté, nous avons contacté autant des structures publiques/associatives types Agefiph, que des professionnels proposant des accompagnements payants. Nous avons aussi suivi une courte formation en ligne pour acquérir les connaissances de base sur le sujet. Il n’est pas nécessaire de tout savoir ou d’être un expert ! Il faut prouver que nous saurons réagir de la bonne manière, et que nous pourrons rapidement nous faire accompagner en cas de besoin.

Suivi des évolutions professionnelles : Il est nécessaire de prouver que nous suivons les évolutions du monde de la formation, ainsi que de notre domaine d’expertise. Je pense que la plupart des organismes le font de façon naturelle au quotidien. Mais la difficulté reste de le prouver. Il faut aussi montrer que nous tirons des conclusions et des actions concrètes de cette veille.

J’ai assisté à un événement, qu’est-ce que j’en retire ? Qu’est-ce que j’ai appris dans cet article ? etc. Lors de l’audit, si nous avions une liste précise de toutes les ressources que nous suivons, il n’a pour autant pas été évident de fouiller dans notre mémoire pour nous rappeler de l’influence concrète que cette veille a eu sur note façon de travailler. Désormais, nous allons prendre l’habitude de rédiger des résumés des articles que nous trouvons les plus intéressants, et de garder trace écrite des éventuelles actions/évolutions qui en découlent.

 

Evidemment cette liste n’est pas exhaustive et les difficultés rencontrées seront propres à chaque organisme. Mais j’espère que ces quelques conseils vous seront utiles.

La façon dont nous avons procédé concrètement :

Nous avons décidé de nous faire accompagner pour aller jusqu’à la certification. C’est un monde qui a son vocabulaire et ses codes, et malheureusement faire du bon travail n’est pas suffisant. Il faut être apte à prouver que nous faisons du bon travail, et c’est là que ça se complique.

Nous avons sollicité l’accompagnement de François Gruel, de FG Consult, qui nous a apporté une grande aide. Il nous a expliqué les enjeux, les subtilités de chaque critère, nous a donné des exemples de documents qui manquaient… Il nous a également expliqué en détail le déroulement de l’audit et comment nous y préparer.

De la même façon que nous aidons ceux que nous accompagnons à mettre en valeur leur travail à l’oral, François nous a aidé à prouver la valeur de ce que nous proposons à Spontanez-vous. Car c’est bien ce qui se cache derrière une certification : minutieusement et patiemment, apporter des preuves concrètes pour chacun des critères attendus.

Pour ceux qui ne pourraient pas solliciter un accompagnement, FG Consult propose également une formation en ligne très complète, avec documents types fournis.

 

Pour conclure cet article, je dirais que cette réforme représente un travail conséquent qu’il ne faut pas prendre à la légère. J’invite vraiment les organismes à s’en emparer dès maintenant pour éviter la saturation qui arrivera au moment de la date butoir. J’invite également à ne pas juste voir la certification comme une contrainte, mais comme une réelle occasion de s’améliorer. Ce sera moins fastidieux et aura beaucoup plus de sens. Bon courage à tous ceux qui vont se lancer !

 

Pablo Dhaini

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